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Zur Optimierung von Unternehmensprozessen bietet sich der Einsatz von ELO in Verbindung mit der ELO / DIAMANT Schnittstelle an. Die Schnittstelle verbindet die ELO-Produktfamilie mit den Basis- und Erweiterungsmodulen der FIBU-Lösung und ermöglicht das integrierte und komfortable Arbeiten mit diesen Systemen.
Die wichtigsten Eckpunkte:
- integrierte Schnittstelle zwischen ELO und DIAMANT
- automatische Verschlagwortung und Ablage von Belegen mit Daten aus der DIAMANT FIBU
- optimale Unterstützung von Rechnungsfreigabeprozessen
- Belegaufruf und Suche aus DIAMANT
Ihre Vorteile
- hohe Akzeptanz bei Anwendern, kurze Einführungszeiten, hohe Investitionssicherheit, Kompatibilität mit allen DIAMANT Programmversionen
- Zeitersparnis bei der Ablage von Belegen, rechtssichere Ablage möglich
- Transparente und zeitnahe Rechnungsfreigaben, finanzielle Vorteile durch Skontoabzüge
- hoher Komfort und Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit
Funktionsübersicht
Die Schnittstelle zwischen ELO und DIAMANT integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse. Sie ist auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar. Im Standard können folgende Funktionen eingesetzt werden.
Eingangsrechnungsarchivierung
Bei der Eingangsrechnungsarchivierung wird über das DIAMANT Rechnungseingangsbuch und / oder über die Kreditorenbuchhaltung die Eingangsrechnung automatisch in ELO archiviert. Hierfür verwendet die Schnittstelle das Barcodeverfahren. Über den Barcode kann die Rechnung der DIAMANT Buchung automatisch zugeordnet werden. Die ELO Verschlagwortung wird über die ELO/DIAMANT Schnittstelle automatisch in ELO erfasst.
Die Ablagestruktur und Berechtigungen können individuell gesteuert und eingestellt werden.
Über die Schnittstelle können sogar sämtliche Kontierungsinformationen (Sachkonto, Kostenstellen, etc.) zur archivierten Eingangsrechnung gespeichert werden. Dabei werden auch Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) unterstützt.
Die Kontierungsinformationen stehen den ELO Anwendern als Rechereinformationen zur Verfügung. Auch können anhand der Kostenstellen die Berechtigungen auf die Eingangsrechnungen gesetzt werden.
Rechnungsbearbeitung / Rechnungsfreigaben
Zur Prozessunterstützung kann die ELO/DIAMANT Schnittstelle mit dem ELO Workflow eingesetzt werden. Zur Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe wird das Dokument an die verantwortlichen Personen per ELO Workflow verteilt. Die Empfängerliste ist individuell einstellbar.
Nach allen Freigaben kann die Rechnung in der DIAMANT FIBU gebucht werden. Sobald der Gesamtprozess abgeschlossen wird, werden die aktuellen Buchungsdaten aus DIAMANT zu dem ELO Beleg importiert.
Auch die im Workflow hinterlegten Kommentare und Bearbeitungsinformationen zu einer Rechnung bleiben in ELO sicher gespeichert.
Digitales Belegbuchen
Im Gegensatz zu dem oben beschriebenen Prozess können die Eingangsrechnungen auch in ELO kontiert werden. Hierfür kann der ELO Formular-Workflow oder die Kontierungsmaske der ELO/DIAMANT Schnittstelle verwendet werden.
In beiden Fällen werden die Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen (und ggf. weitere Kontierungsobjekte) aus DIAMANT angeboten. Eine Kontierung, die nicht DIAMANT konform ist, ist ausgeschlossen.
Über Erweiterungen können sogar die bebuchbaren Sachkonten und Kostenstellen je Benutzergruppe gesteuert werden.
Nach dem Freigabeprozess werden die Kontierungsinformationen nach DIAMANT übergeben. In DIAMANT stehen die Buchungen zur Verarbeitung bereit.
Belegaufruf
Aus DIAMANT kann ein FIBU Beleg (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, etc.) komfortabel aufgerufen werden. Hierzu wird die in DIAMANT verfügbare Archivschnittstelle (optionales DIAMANT Modul) verwendet. Über die Archivschnittstelle wird der entsprechende Beleg in ELO aufgerufen.
Diese Funktion steht Ihnen in verschiedenen DIAMANT Arbeitsbereichen zur Verfügung.
Mehrmandantenfähigkeit
Die ELO/DIAMANT Schnittstelle unterstützt auch Holding- und Konzernstrukturen. Es ist nicht erforderlich, für jeden Mandanten ein separates Archiv anzulegen. Im Gegenteil – gerade wenn in ELO mit einem mehrmandantenfähigen Archiv gearbeitet wird, ergeben sich für die Anwender der größtmögliche Nutzen und Vorteil.
Manuelle Ablage
Zur Unterstützung der manuellen Ablage von Lieferanten, Kunden und / oder sonstigen Belegen können die ELO Verschlagwortungsmasken erweitert werden. Über die ELO/DIAMANT Schnittstelle stehen die Daten aus DIAMANT für den Verschlagwortungsprozess zur Verfügung. Beispielsweise kann Schriftverkehr, Verträge etc. zu Kunden und Lieferanten mit Hilfe der DIAMANT Daten verschlagwortet werden.
Automatisierte Datenpflege der Kreditorenakten
Die in ELO angelegten Kreditorenakten (ggf. auch Debitorenakten) können auf Basis der DIAMANT Daten automatisch aktualisiert werden. Wenn sich die Stammdaten in DIAMANT ändern, dann werden diese an das ELO System übergeben, um eine saubere Struktur in ELO zu gewährleisten.
Individuelle Anforderungen
Über die flexible ELO/DIAMANT Schnittstelle und der modernen Technologie von DIAMANT und ELO ist es möglich, auch individuelle Projektanforderungen umzusetzen.
