Rechnungen digital bearbeiten – von der Erfassung bis zur Buchung

Mit der ELO-Diamant-Schnittstelle verbinden Sie Ihre digitale Rechnungsbearbeitung in ELO mit dem Rechnungswesen von Diamant. Belege, Stamm- und Buchungsdaten werden automatisiert zwischen beiden Systemen ausgetauscht.

Ihre Mitarbeiter arbeiten weiterhin in den vertrauten Anwendungen. Gleichzeitig werden manuelle Eingaben reduziert, Abläufe beschleunigt und Informationen stehen schneller zur Verfügung.

Ein durchgängiger Rechnungsprozess

Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen heute auf unterschiedlichen Wegen: per E-Mail, als E-Rechnung, über einen überwachten Ordner oder als gescanntes Dokument. ELO führt diese Belege in einem zentralen Prozess zusammen.

Die Rechnungen werden erfasst, mit den benötigten Informationen versehen und den zuständigen Personen zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Buchungsdaten an Diamant übergeben.

Der gesamte Vorgang bleibt in ELO nachvollziehbar – vom Eingang der Rechnung über die Freigaben bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Stammdaten aus Diamant direkt in ELO nutzen

Für die Bearbeitung einer Rechnung werden aktuelle Informationen aus dem Rechnungswesen benötigt. Dazu gehören beispielsweise:

• Kreditoren und Debitoren
• Sachkonten
• Kostenstellen und Kostenträger
• Zahlungsbedingungen
• Mandanten und Gesellschaften

Diese Daten können aus Diamant übernommen und den Anwendern direkt in ELO zur Verfügung gestellt werden. Dadurch sinkt der manuelle Erfassungsaufwand und fehlerhafte oder unzulässige Eingaben lassen sich vermeiden.

Änderungen in den Diamant-Stammdaten können regelmäßig nach ELO übertragen werden. So arbeiten beide Systeme auf einer verlässlichen Datengrundlage.

Rechnungen in ELO prüfen und freigeben

ELO unterstützt einfache und mehrstufige Prüfungs- und Freigabeprozesse. Rechnungen können automatisch an die zuständigen Mitarbeiter, Kostenstellenverantwortlichen oder Führungskräfte weitergeleitet werden.

Dabei lassen sich unter anderem berücksichtigen:

• Unternehmen und Mandant
• Rechnungsbetrag
• Kostenstelle oder Fachbereich
• Freigabegrenzen
• Vertretungsregelungen
• unterschiedliche Rechnungsarten

Bearbeitungsschritte, Entscheidungen und Kommentare werden zum Vorgang gespeichert. Dadurch ist jederzeit erkennbar, wo sich eine Rechnung befindet und welche Prüfungen bereits erfolgt sind.

Buchungsdaten an Diamant übergeben

Nach der Freigabe stellt die Schnittstelle die erfassten und geprüften Buchungsinformationen für Diamant bereit. Auch Rechnungen mit mehreren Kontierungszeilen oder unterschiedlichen Kostenstellen können verarbeitet werden.

Bereits übergebene Rechnungen werden in ELO entsprechend gekennzeichnet. So lässt sich vermeiden, dass ein Beleg unbeabsichtigt mehrfach an die Finanzbuchhaltung übertragen wird.

Die technische Übergabe wird an die vorhandene Diamant-Installation und die verfügbaren Schnittstellen angepasst.

Buchungs- und Zahlungsstatus in ELO anzeigen

Informationen müssen nicht nur von ELO an Diamant übertragen werden. Auch Rückmeldungen aus der Finanzbuchhaltung können in ELO bereitgestellt werden.

Je nach Systemumgebung kann beispielsweise angezeigt werden:

• ob eine Rechnung gebucht wurde
• unter welcher Nummer sie in Diamant geführt wird
• ob ein Posten noch offen oder bereits ausgeglichen ist
• wann eine Zahlung oder ein Ausgleich erfolgt ist
• wann eine Rechnung fällig wird

Damit erhalten auch Mitarbeiter ohne direkten Diamant-Zugang einen aktuellen Überblick über den Bearbeitungsstand.

Belege direkt aus der Buchung aufrufen

Buchung und Originalbeleg werden eindeutig miteinander verknüpft. Wenn die entsprechende Funktion in Diamant vorhanden ist, kann der archivierte Beleg direkt aus der Buchung heraus in ELO geöffnet werden.

Eine zeitaufwendige Suche nach Rechnungen oder Anlagen entfällt. Der Anwender gelangt unmittelbar von der Buchung zum zugehörigen Dokument.

Unterstützung mehrerer Mandanten und Gesellschaften

Die ELO-Diamant-Schnittstelle eignet sich auch für Unternehmensgruppen und Organisationen mit mehreren Mandanten.

Ablagestrukturen, Berechtigungen, Freigabewege und Buchungsregeln können an die jeweilige Gesellschaft angepasst werden. Gleichzeitig ist es möglich, die Dokumente in einer gemeinsamen ELO-Umgebung zu verwalten.

Ihre Vorteile

• weniger manuelle Datenerfassung
• schnellere Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• aktuelle Diamant-Stammdaten in ELO
• geringere Fehlerquote bei der Kontierung
• transparente Bearbeitungsstände
• automatisierte Übergabe an die Finanzbuchhaltung
• Rückmeldung von Buchungs- und Zahlungsinformationen
• direkter Zugriff auf archivierte Belege
• anpassbar an vorhandene Unternehmensprozesse

Passend zu Ihrer Systemumgebung

Unternehmen setzen unterschiedliche Diamant-Versionen, Module und Betriebsmodelle ein. Deshalb prüfen wir zunächst die vorhandene Umgebung und die gewünschten Abläufe.

Auf dieser Grundlage entwickeln wir eine passende Verbindung zwischen ELO und Diamant – von der einfachen Belegübergabe bis zum durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.

Sprechen Sie uns an. Gemeinsam klären wir, welche Funktionen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.