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FÜR BESTEHENDE RECHNUNGSPROZESSE
Ihre Ausgangsrechnung.
Jetzt auch als
E-Rechnung.
Nutzen Sie Ihre bestehenden ERP- und Fachsysteme weiter. Aus vorhandenen Rechnungen und Daten entstehen automatisiert XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen – mit Prüfung, Archivierung und Bereitstellung in einem Prozess.
E-Rechnungsprozess prüfen lassenERP-unabhängig integrieren. Schrittweise einführen.
RechnungAus Ihrem heutigen System
RechnungsdatenExport, Datenbank oder API
Ihre Systeme bleiben.
Ihre Daten arbeiten weiter.
Ihr Prozess wächst mit.
DIE AUSGANGSLAGE
Die PDF-Rechnung ist da.
Die E-Rechnung fehlt.
Viele Unternehmen erstellen ihre Ausgangsrechnungen bereits zuverlässig als PDF. Für die zusätzliche strukturierte E-Rechnung entstehen jedoch häufig Anpassungen am ERP-System oder manuelle Zusatzprozesse.
Genau hier setzt die Lösung an: Sie verbindet vorhandene Rechnungen und Rechnungsdaten mit dem benötigten E-Rechnungsformat und den nachfolgenden Schritten. Der bestehende Rechnungsprozess bildet weiterhin die Grundlage.
INTEGRATION
Ihre bestehenden
Systeme bleiben.
Die Lösung ergänzt Ihre Systemlandschaft. Sie lässt sich unabhängig von einem bestimmten ERP-Anbieter in vorhandene Ausgangsrechnungsprozesse integrieren.
Rechnungen dort erstellen, wo sie heute entstehen.
ERP-System, Fachanwendung oder individuelle Branchenlösung: Unterschiedliche Quellsysteme können in einen gemeinsamen E-Rechnungsprozess eingebunden werden.
Exporte nutzen. Doppelte Erfassung vermeiden.
Rechnungsdaten aus Datenbanken, APIs, Excel, CSV oder strukturierten Exportdateien werden auf das benötigte Format abgebildet. Vorhandene Datenstrukturen können weiterverwendet werden.
Archivierung in Ihren Ablauf integrieren.
Rechnung, strukturierte E-Rechnungsdaten und zugehörige Informationen können automatisch im bestehenden DMS archiviert werden – beispielsweise in ELO.
SO FUNKTIONIERT ES
Vom vorhandenen Beleg
zur fertigen E-Rechnung.
Ein nachvollziehbarer Ablauf – von der Übernahme bis zur Bereitstellung. Ohne Rechnungsdaten mehrfach erfassen zu müssen.
Rechnung und Daten übernehmen
Vorhandene PDF-Ausgangsrechnungen und die zugehörigen Rechnungsdaten werden aus Ihren Systemen übernommen. Auch mehrere Quellen lassen sich einbinden.
Informationen zusammenführen
PDF und Daten werden beispielsweise über Dateiname, Rechnungsnummer, Belegnummer, eine eindeutige Referenz oder eine Kombination dieser Merkmale zugeordnet. Zusätzliche Anlagen und Dokumente aus anderen Quellen können bei eindeutiger Zuordnung einbezogen werden.
E-Rechnung erzeugen
Die Quelldaten werden auf das benötigte Format abgebildet. Daraus entstehen automatisch XRechnung oder ZUGFeRD. Unterschiedliche Mandanten, Gesellschaften, Rechnungskreise und Rechnungsarten lassen sich berücksichtigen.
Rechnung prüfen und archivieren
Die erzeugte E-Rechnung wird vor der Bereitstellung geprüft. Nach erfolgreicher Erstellung und Prüfung können Rechnung, E-Rechnungsdaten und Begleitinformationen nachvollziehbar im vorhandenen DMS archiviert werden.
Bereitstellen oder versenden
Je nach Prozess erfolgt die Bereitstellung per E-Mail, in einem definierten Verzeichnis, im DMS oder durch Übergabe an ein nachgelagertes System bzw. eine Schnittstelle. Portaluploads sind eine optionale Erweiterung und hängen vom Empfänger und dem jeweiligen Portal ab.
ZWEI FORMATE. EIN PROZESS.
XRechnung und ZUGFeRD.
Passend zum Empfänger.
Einige Kunden benötigen strukturierte Rechnungsdaten, andere eine Verbindung aus PDF und Daten. Beide Anforderungen können zentral abgebildet werden.
XRechnung
Bei einer XRechnung stehen die strukturierten Rechnungsdaten im Vordergrund. Der Empfänger kann diese maschinell verarbeiten.
Eine XRechnung aus ERP- oder Fachanwendungsdaten lässt sich auch über vorhandene Exporte erstellen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet die lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Beide Darstellungen gehören zusammen und müssen inhaltlich übereinstimmen.
Die vorhandene PDF-Rechnung kann die Grundlage bilden; sie wird für das benötigte Format aufbereitet.
Informationen zu den Formaten: KoSIT · XRechnung und FeRD · ZUGFeRD
PRÜFUNG & TRANSPARENZ
Fehler erkennen,
bevor die Rechnung
versendet wird.
Fehlende Pflichtangaben, unvollständige Daten, uneindeutige Zuordnungen sowie technische oder fachliche Validierungsfehler werden sichtbar. Fehlerhafte Vorgänge gelangen nicht unbemerkt in die weitere Verarbeitung.
Handlungsbedarf klar erkennen.
Betroffene Rechnungen werden transparent gekennzeichnet. So können Sie gezielt prüfen und korrigieren – und den Vorgang anschließend erneut verarbeiten.
Sie sehen, welche Rechnungen erfolgreich verarbeitet wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.
MODULAR EINFÜHREN
Klein anfangen.
Gezielt erweitern.
Sie müssen nicht alle Ausgangsrechnungen gleichzeitig umstellen. Beginnen Sie mit einem überschaubaren Teilprozess und ergänzen Sie weitere Abläufe, wenn die Voraussetzungen dafür geschaffen sind.
TYPISCHE EINSATZSZENARIEN
Typische Anforderungen an den E-Rechnungsprozess
„Unser ERP liefert PDF, aber keine passende E-Rechnung.“
Vorhandene Rechnungen und Daten werden genutzt, um XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen. Eine Ergänzung des Prozesses kann einen aufwendigen Systemwechsel vermeiden.
„Unsere Rechnungen entstehen in mehreren Systemen.“
ERP, Fachanwendungen und Branchenlösungen können in einen gemeinsamen Ablauf für E-Rechnungen eingebunden werden.
„Unsere Daten liegen als Excel, CSV oder in einer Datenbank vor.“
Vorhandene Datenquellen und Exporte werden geprüft und für das benötigte Rechnungsformat aufbereitet.
„Einige Kunden brauchen XRechnung, andere ZUGFeRD.“
Beide Formate lassen sich aus dem bestehenden Prozess erzeugen und passend zu den Anforderungen des Empfängers bereitstellen.
„Die fertige E-Rechnung soll automatisch ins Archiv.“
E-Rechnung und DMS werden in einem Ablauf verbunden. Auch XRechnung und ZUGFeRD können beispielsweise in ELO archiviert werden.
„Wir wollen zunächst nur einen Teilbereich umstellen.“
Der Einstieg ist mit einer Rechnungsart, Gesellschaft oder Kundengruppe möglich. Weitere Prozesse folgen schrittweise.
DER NÄCHSTE SCHRITT
Was ist in Ihrem
Prozess bereits da?
Sie möchten wissen, wie sich Ihre bestehenden Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD bereitstellen lassen?
Wir betrachten Ihren heutigen Prozess und prüfen, welche Daten bereits vorhanden sind und wie sich daraus ein automatisierter E-Rechnungsprozess aufbauen lässt.
E-Rechnungsprozess prüfen lassen
Diese Informationen helfen bei der ersten Abstimmung:
- Wo entstehen Ihre Ausgangsrechnungen?
- Welche PDF-Rechnungen und Daten liegen vor?
- Welches Format benötigen Ihre Empfänger?
- Wie archivieren und versenden Sie heute?
- Mit welchem Teilprozess möchten Sie starten?
Oder direkt: info@durmus.de · +49 2162 58 444
