ELO/NAV Schnittstelle

Microsoft Dynamics NAV

ELO Enterprise-Content-Management (ECM) verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dies umfasst die neuesten Technologien, um Informationen und Dokumente schnell zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und bereitzustellen. Ganz im Sinne der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens bietet Ihnen ELO eine Vielfalt an Lösungsszenarien, die Ihren wirtschaftlichen Erfolg fördern. Angefangen bei der einfachen rechtskonformen Archivierung von Dokumenten bis hin zum unternehmensweit angelegten Wissensmanagement zur Unterstützung aller vorhandenen Geschäftsanwendungen.

Eine Kernkompetenz von ELO  ist es, die unterschiedlichsten Dokumentenarten in einer einheitlichen Ablagestruktur zusammenzuführen. Zu diesem Zweck lässt sich das ELO-System mit nahezu allen führenden Unternehmensanwendungen verzahnen.

Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Microsoft Office-Dokumente, E-Mails, Papierdokumente, Fotos, Videosequenzen,  digitale Sprachnotizen, technische Zeichnungen oder Berichte und Belege  z.B. aus Microsoft Dynamics NAV, auch bekannt als Navision, handelt. Diese Schnittstelle verbindet die ELO-Produktfamilie mit den Basis- und Erweiterungsmodulen der ERP-Lösung und ermöglicht das integrierte und komfortable Arbeiten mit diesen Systemen.

Automatische Archivierung der Navision-Berichte und Belege

Mit der ELO/Microsoft Dynamics NAV Schnittstelle können alle Berichte und Belege aus NAV automatisch in ELO archiviert werden. Dabei kann der Verschlagwortungsumfang für das ELO System individuell für jeden Beleg festgelegt werden. Darüber hinaus können auch Daten aus Drittsystemen als ergänzende Verschlagwortung übernommen werden.

Eingangsrechnungsarchivierung

…mit frühem Scannen in ELO

Für das frühe Scannen von Eingangsrechnungen unterstützt die ELO/Microsoft Dynamics NAV Schnittstelle den Ausdruck von vordefinierten Barcodes/internen Belegnummern. Diese Belegnummern werden bei der Eingangsrechnungserfassung in Navision ausgewählt, so dass eine automatische und direkte Zuordnung der Belege vorgenommen wird. Die Eingangsrechnungen werden nach der Erfassung in Navision mit den aktuellen Verschlagwortungsinformationen aktualisiert.

…mit spätem Scannen in ELO

Mit Hilfe der bereits in Navision (Eingangsrechnungen, Finanzbuchhaltung) erfassten Daten können die Eingangsrechnungen entweder mit dem Barcodeverfahren oder einer Datenbankanbindung automatisch archiviert werden. In beiden Fällen werden individuelle Ablagestrukturen und Indexinformationen nach Ihren Vorgaben berücksichtigt.

Ablage von eMails, Officedokumenten, gescannten Dokumenten etc.

Neben der automatischen Archivierung von Navision-Belegen ist auch die halbautomatische Ablage von Dokumenten zu Navision-Vorgängen, wie z.B. zu Kunden, Lieferanten, Aufträgen, Bestellungen, etc. möglich. Hierzu wird eine komfortable Navisionanbindung in der ELO Verschlagwortungsmaske angeboten, mit der die zur Indexierung erforderlichen Informationen ausgewählt werden können. Es können beliebig viele Datenbankanbindungen nach individuellen Bedürfnissen definiert werden.

Aufbau von Kunden-, Lieferanten- und Projektakten

Durch die Übernahme von Debitoren-, Kreditoren- und Projektdaten aus Navision ist auch der Aufbaueiner digitalen Kunden-, Lieferanten- und Projektakte möglich. Dabei werden die Akten automatischangelegt. Ändern sich die Stammdaten in NAV, so werden diese Änderungen auch in ELOaktualisiert.

Aufruf der Belege aus Microsoft Dynamics NAV

Durch die Navigate-Funktion oder der individuellen Buttonintegration in NAV können alle in ELO abgelegten Belege direkt aus Microsoft Dynamics NAV aufgerufen werden. Auch Vorgangsmappen, Kunden- und Lieferantenakten aus ELO können über Navision angezeigt werden.

Dokumentencontainer in Microsoft Dynamics NAV (optional)

Für Dynamics NAV Anwender, die ihre gewohnte NAV-Umgebung nicht verlassen möchten, bietet sich der Dokumentencontainer in NAV Client an, in dem alle zu dem aktuellen Vorgang abgelegten Dokumente aufgeführt sind. Auch Dokumente, die nicht über NAV archiviert wurden, können über diesen Dokumentencontainer zur Anzeige gebracht werden.

 

Die wichtigsten Eckpunkte:

 

  • integrierte Schnittstelle zwischen ELO und Microsoft Dynamics NAV
    >> hohe Akzeptanz bei Anwendern, kurze Einführungszeiten, hohe Investitionssicherheit
  • automatische Verschlagwortung und Ablage von Navision-Belegen
    >> Zeitersparnis bei der Ablage von Belegen, rechtssichere Ablage möglich
  • optimale Unterstützung von Rechnungsfreigabeprozessen
    >> Transparente und zeitnahe Rechnungsfreigaben, finanzielle Vorteile durch Skontoabzüge
  • Belegaufruf und Suche aus Microsoft Dynamics NAV
    >> hoher Komfort und Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit
  • geringe technische Anforderungen

Auf Knopfdruck – oder je nach Einstellung auch automatisiert – gelangen alle relevanten Dokumente und Informationen in das zentrale ELO ECM-Archiv.

Mit ELO können Sie rechtssicher Ihre kompletten Unternehmensprozesse automatisieren, standortübergreifend Informationen bereitstellen und für transparente Geschäftsabläufe sorgen. Angefangen bei der einfachen Erfassung der Informationen bis hin zur komplexen Aufbereitung durch automatische Klassifikation.

Die Archivstruktur in ELO orientiert sich an vertrauten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register). Die Devise lautete von Anbeginn: vertrautes Arbeiten ohne großen Lernaufwand. benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.  Der Zugriff auf ELO kann auf vielfältige Art und Weise erfolgen  – ob über Webbrowser, Notebook-Mobil-Client, Smartphone oder einen Linux-, Mac- bzw. Windows-Client. Unsere Flexibilität kennt nahezu keine Grenzen.

Die ELO ECM-Suite bietet Ihnen die maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen, damit Sie in Zukunft noch besser und flexibler arbeiten können.

 

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